Vad du ska automatisera först, och vad du ska låta vara

Automationsprojekt misslyckas inte för att tekniken är för dålig. De misslyckas för att man valde fel uppgift att börja med.

Det typiska felet är att välja något imponerande som körs en gång i månaden och som ingen kollar. Ett halvår senare vet ingen ens om det fortfarande är igång.

Filtret med tre frågor

Fråga dig det här innan du automatiserar en uppgift:

Hur ofta görs den? En gång i månaden betyder att du sparar lite, medan det finns lika mycket som kan gå fel. Dagligen eller varje vecka är värt det.

Vad kostar det om den slutar fungera utan att någon märker det? Det här är den viktigaste frågan. En rapport som inte blir sammanställd är irriterande. Ett leadflöde som slutar fungera betyder att ingen har ringt upp någon på två veckor. Den andra sorten behöver ett larm när något går fel, inte bara en bekräftelse när allt gick bra.

Krävs det omdöme? Om en del av uppgiften är att någon avgör vad som är rätt behöver du inte automation, utan förarbete. Maskinen samlar in datan, en människa fattar beslutet.

Det här lönar sig oftast att börja med

Att samla ihop data till rapporter. Inte den snygga dashboarden, bara att slippa kopiera från tre system för hand. Det görs varje dag, kräver inget omdöme, och slutar det fungera ser du det direkt.

Leadhantering och aviseringar. Se till att förfrågan från formuläret hamnar där jobbet faktiskt görs, och att någon får veta det. Enkelt, och det ger pengar direkt.

Vakthundar. Ett dagligt jobb som säger till när antalet konverteringar har fallit till noll, när flödet inte har uppdaterats eller när en kampanj har gjort av med dagsbudgeten redan klockan nio på morgonen. Den här sortens automation gör ingenting annat än att upptäcka saker. Ofta är det den som lönar sig bäst.

Det här ska du inte börja med

Något som skriver eller publicerar i ditt varumärkes namn utan att en människa har godkänt det. Inte för att det inte fungerar, utan för att det första felet sker inför alla.

Måttet som är värt att följa

Inte hur många processer som är igång, utan hur många timmar du inte längre lägger och hur många fel som aldrig inträffade. Har de två siffrorna inte blivit bättre är automationen bara ännu ett system att underhålla.